Внедрение КЭДО

Длительность процесса внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) зависит от нескольких факторов, таких как сложность существующих процессов в компании, количество сотрудников, объем интеграции с другими системами, а также степень подготовки сотрудников и ИТ-инфраструктуры. Обычно процесс внедрения проходит в следующие сроки:

Анализ и планирование: 1–2 недели.
На этом этапе проводится аудит существующих кадровых процессов, определяется, какие документы будут переведены в электронный вид, и разрабатывается план внедрения.

Настройка и интеграция системы: 2–4 недели.
Установка системы, настройка всех необходимых функций, интеграция с другими решениями 1С, такими как «1С: Зарплата и управление персоналом» или «1С: Бухгалтерия», настройка прав доступа и безопасности.

Обучение сотрудников: 1–2 недели.
Проведение тренингов для кадрового отдела, бухгалтерии и других сотрудников. В это время также предоставляются инструкции и материалы для работы с системой.

Тестирование системы и пилотный запуск: 2–4 недели.
Проверка работы системы в ограниченном масштабе с целью выявления возможных ошибок или улучшений перед полным запуском.

Полный запуск и сопровождение: 1–2 недели.
Финальная настройка, запуск системы для всех сотрудников и обеспечение технической поддержки на этапе адаптации.
Таким образом, общий процесс внедрения может занять от 1,5 до 3 месяцев, в зависимости от масштабов и сложности проекта.

При внедрение КЭДО АУП-Консалтинг использует проверенные временем решения на базе платформы "1С: Кабинет сотрудника" которая полностью соответствует требованиям российского трудового и информационного законодательства, обеспечивая соблюдение ряда ключевых законов.
Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»:
Программа защищает персональные данные сотрудников благодаря использованию современных методов шифрования и ограничению доступа к данным. Организации могут настраивать индивидуальные права доступа, чтобы обеспечить контроль над обработкой данных?

Трудовой кодекс РФ (ст. 136 и ст. 22.3):
Программа поддерживает требования Трудового кодекса, включая обязательное предоставление расчетных листков в электронном виде и использование электронной подписи для юридической значимости документов. Сотрудники могут подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), что соответствует требованиям закона?
Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»:
"1С: Кабинет сотрудника" позволяет вести электронные трудовые книжки, что необходимо для соответствия требованиям закона, который регламентирует переход на электронные трудовые документы?
Таким образом, "1С: Кабинет сотрудника" помогает организациям автоматизировать кадровый документооборот в полном соответствии с действующим законодательством, обеспечивая юридическую силу электронных документов, безопасность данных и удобство для сотрудников.

Интеграция системы электронного кадрового документооборота (ЭКДО) на базе "1С: Кабинет сотрудника" с вашей текущей системой учета кадров и бухгалтерии будет осуществляться поэтапно и включает несколько ключевых процессов:

Совместимость с существующими продуктами 1С:

- 1С: Кабинет сотрудника" предназначен для интеграции с другими популярными продуктами 1С:

1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3
1С:ERP Управление предприятием 2
1С:Комплексная автоматизация 2
1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3

Ваша текущая система учета кадров и бухгалтерия на базе 1С могут бесшовно работать с новой системой через встроенные механизмы обмена данными?

Настройка интерфейсов для обмена данными:
Интеграция предполагает использование стандартных механизмов обмена данными через XML-файлы, API или через прямую синхронизацию баз данных. Существующая система учета кадров будет синхронизироваться с "1С: Кабинет сотрудника" для автоматической передачи данных о сотрудниках, расчетных листках, отпусках и других кадровых документах.
Автоматизация документооборота и расчетов:

В рамках ЭКДО автоматически будут создаваться и подписываться такие документы, как трудовые договоры, приказы, расчетные листки и заявления на отпуск. Все эти данные автоматически передаются в бухгалтерию, что упрощает процессы расчета заработной платы и учета отпусков?

Электронные подписи и безопасность:
Система "1С: Кабинет сотрудника" использует усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для придания юридической силы электронным документам. Эта функция интегрируется с кадровым и бухгалтерским учетом, гарантируя, что все действия по подписанию документов будут отражены как в кадровой системе, так и в бухгалтерии?

Поддержка актуальных данных:
Интеграция с 1С позволит поддерживать актуальные данные о сотрудниках и документах в реальном времени. Любые изменения, внесенные в одну систему (например, обновление личных данных сотрудника в ЭКДО), автоматически синхронизируются с учетной системой, что исключает дублирование информации и ошибки?

Техническая поддержка и сопровождение:
Внедрение ЭКДО также включает обучение персонала работе с новой системой и техническую поддержку для обеспечения беспрепятственной работы интеграции всех систем учета и документооборота?

Таким образом, интеграция системы "1С: Кабинет сотрудника" с вашей текущей системой учета кадров и бухгалтерией обеспечит единый информационный контур, автоматизацию кадровых процессов и электронного документооборота, минимизируя ручную работу и повышая эффективность взаимодействия между различными подразделениями.

Внедрение системы электронного кадрового документооборота (ЭКДО)  позволит сократить затраты и повысить эффективность и производительность труда компании за счет следующих факторов:

Снижение затрат на бумагу и печать:
Электронный документооборот полностью исключает необходимость в бумажных носителях, что значительно снижает расходы на бумагу, печать, архивирование и хранение документов. Кроме того, отпадает необходимость в физических архивах и их обслуживании, что освобождает пространство и ресурсы компании?

Ускорение кадровых процессов:
Сокращение времени на создание, подписание и согласование документов. Например, заявления на отпуск, приказы о приеме или увольнении могут быть подписаны в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и переданы на согласование мгновенно, что уменьшает задержки и повышает оперативность работы с документами?

Снижение затрат на персонал:
Благодаря автоматизации кадрового делопроизводства, компания может сократить количество сотрудников и передать бизнес процессы КЭДО на аутсорсинг что приводит к экономии фонда оплаты труда, повышая общую производительность?

Повышение прозрачности и контроля:
Внедрение ЭКДО позволяет отслеживать все действия сотрудников с документами, что упрощает контроль и аудит кадровых процессов. Это помогает управленцам быстрее принимать обоснованные решения и повышает прозрачность всех операций?

Таким образом, внедрение Информационной системы ЭКДО позволяет компании оптимизировать расходы, автоматизировать ключевые процессы и повысить эффективность работы за счет ускорения документооборота и минимизации ошибок.

Доступ сотрудников к системе "1С: Кабинет сотрудника" и контроль изменений в документах организованы с учетом требований безопасности и удобства использования:

Доступ через личные кабинеты:
Каждый сотрудник имеет свой личный кабинет, который предоставляется через веб-интерфейс или мобильное приложение. Доступ к кабинету осуществляется через безопасную аутентификацию (логин и пароль). В личном кабинете сотрудники могут просматривать свои персональные данные, расчетные листки, подавать заявления (на отпуск, больничный и т.д.) и подписывать документы?

Контроль доступа и разграничение прав:
Администраторы системы могут настраивать индивидуальные права доступа для каждого сотрудника. Это позволяет ограничить доступ к определенным разделам или документам в зависимости от роли сотрудника в организации. Например, рядовой сотрудник видит только свои документы, а кадровые специалисты имеют доступ к большему объему информации?

Использование электронной подписи (УКЭП):
Для подписания документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подписанные документы приобретают юридическую силу, что обеспечивает защиту от изменений после подписания. Электронная подпись является необходимым элементом системы для гарантии безопасности и аутентичности документов?

Аудит действий и контроль изменений:
Все действия, совершенные в системе, включая просмотр, редактирование и подписание документов, записываются в журнале аудита. Это позволяет отслеживать, кто, когда и какие изменения внес в документ. Система фиксирует всю историю изменений и обращений к документам, что облегчает аудит и контроль за соблюдением процедур?

Таким образом, доступ сотрудников к системе "1С: Кабинет сотрудника" организован через личные кабинеты с аутентификацией, а контроль изменений документов обеспечивается за счет использования электронной подписи и ведения журнала аудита всех действий.

Обучение ваших сотрудников работе с системой будет организовано поэтапно, чтобы обеспечить максимальную эффективность и комфортное освоение новой платформы. Основные этапы обучения включают:

Определение формата обучения:
Перед началом обучения будет согласован формат, который наиболее удобен для сотрудников. Возможны варианты онлайн-сессий через платформы, такие как Zoom, Яндекс.Телемост или другие инструменты для демонстрации экрана. Это позволит проводить интерактивные занятия с возможностью задавать вопросы в режиме реального времени.

Тренинг для ключевых пользователей:
На первом этапе обучаются ключевые сотрудники, такие как представители отдела кадров, бухгалтерии и ИТ-службы. Им предоставляются углубленные знания о работе с системой, настройках, функционале и интеграции с другими модулями 1С. Особое внимание уделяется работе с электронными подписями и кадровыми документами.

Обучение для всех сотрудников:
После обучения ключевых пользователей, организуются тренинги для всех сотрудников компании. Сотрудники обучаются основам работы с личным кабинетом, подачей заявлений на отпуск, подписанием документов с помощью электронной подписи и получением расчетных листков.

В течение всего периода адаптации сотрудники могут обращаться за поддержкой, если у них возникнут вопросы. Это обеспечит быстрое решение любых проблем и повысит уверенность в использовании системы.
Таким образом, обучение будет организовано гибко, с учетом удобства и потребностей сотрудников, а также с обеспечением полной технической поддержки на всех этапах внедрения системы.

В электронный формат можно перевести большинство кадровых документов, которые ранее оформлялись на бумаге и подписывались сотрудниками вручную. Это включает трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводах, а также уведомления сотрудников, которые регулируются частью 2 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.

Приказ о приеме на работу больше не является обязательным для оформления трудоустройства, так как он дублирует информацию, содержащуюся в трудовом договоре (статья 68 ТК РФ). Работодатель может оформить такой приказ по своему усмотрению, но это не обязательно.

Однако существуют исключения, для которых электронный документооборот не применяется. К ним относятся:

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
Акты о несчастных случаях на производстве;
Приказы об увольнении;
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Эти исключения регулируются частью 3 статьи 22.1 ТК РФ.

Применять электронный кадровый документооборот можно с любыми сотрудниками, включая дистанционных работников, при их согласии на использование электронного формата (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Общие требования к формату и составу электронных документов были утверждены Минтрудом в приказе № 578н от 20 сентября 2022 года.