Внедрение КЭДО

Чтобы понять, что такое КЭДО, достаточно представить, что специалисту по кадрам в компании больше не потребуется ходить за другими её работниками, таская с собой график отпусков, зазывать их в свой кабинет для подписания очередного приказа. Вдобавок работа с документами, касающимися удалённых сотрудников, не приходится растягивать на месяцы, а курьеры и почта также стали не нужны. В трудовой инспекции документация всегда принимается без возражения. Именно этих целей позволяет достичь кадровый электронный документооборот, сокр. КЭДО.

Что такое КЭДО и как на него перейти

Итак, КЭДО представляет собой систему, позволяющую сотрудникам и работодателю подписывать кадровую документацию с помощью электронной подписи. Кадровый электронный документооборот регулируется ст. 22.1-22.3 ТК РФ. В качестве работодателя, подписывающего документацию, выступает директор предприятия либо сотрудник, специально на это уполномоченный. К примеру, гендиректор может наделить этим правом кадровика путём издания соответствующего приказа.

Преимущества КЭДО:

Упрощение кадрового документооборота. Для получения подписанного оригинального документа от работающего дистанционно работника потребуется прохождение целого квеста. Вначале кадровику предстоит приготовить документацию и подписать её у директора. Затем - отправить её этому сотруднику - тому предстоит получить документы, также подписать, потом отправить обратно. В случае потери посылки по дороге потребуется начать всё снова. С КЭДО такая проблема исключена, всё займёт намного меньше времени. КЭДО позволяет офисным сотрудникам не отвлекаться от работы. Кадровик также станет более мобильным: ведь ему уже не надо ежедневно идти в офис, поскольку часть работы может выполняться на удалёнке.
Возможность быстрого подписания массовой документации. Для ознакомления с графиками отпусков нескольких десятков либо сотен работников ранее кадровики тратили огромное количество времени. КЭДО позволяет сделать это в течение нескольких дней.
Экономия времени кадровиков. КЭДО позволяет специалистам по КДП уменьшить объём работ с бумажной документацией: не нужно формировать архивы, а также личные дела. Освобождённое время эти специалисты могут потратить на другие задачи.
Документооборот становится более прозрачным. КЭДО исключает подписание документации "задним числом". В итоге сотрудники становятся более дисциплинированными и своевременно присылают заявления, кадровики же вовремя всё оформляют.

Любое предприятие вправе решать самостоятельно - переходить либо не переходить на КЭДО. Законы РФ позволяют выбирать между ведением кадрового оборота бумажных документов, использованием электронных документов либо же смешанного формата.

Как переходят на КЭДО? Для соблюдения условий ТК РФ такой переход следует правильно спланировать.

Выбор разновидности КЭДО. Существуют 2 вида ведения КЭДО - использование цифровой платформы "Работа в России" и работа в собственной системе, купленной либо разработанной.
Выбор информационной системы КЭДО.
Тестирование выбранной системы.
Настройка интеграций.
Подготовка документов и уведомление работников.
Выдача доступа к выбранной системе. Для использования сотрудником КЭДО последнему потребуется авторизация в своём кабинете в системе, а пройти в него возможно по ссылке, которая будет содержаться в письме, после чего потребуется получение электронной подписи.

Помощь во внедрении КЭДО

Наша компания готова выделить для Вас личного менеджера, который поможет быстро и эффективно внедрить КЭДО на Вашем предприятии. Мы дадим шаблоны локальной документации, необходимые для такого перехода, проведём обучение персонала, выполним тестовое подписание, будучи на связи 24/7.

С помощью нашего ПО каждый сотрудник сумеет сделать для себя подпись в течение 5-и минут. Для начала обмена кадровой документацией нужно лишь скачать наш софт.

Кадровый учёт, который ведётся традиционным способом, может занимать до 20 процентов всего объёма документооборота предприятий, включая не менее 40 разновидностей документов. КЭДО даёт работодателю новые возможности:

Удалённое и оперативное оформление факта приёма нового сотрудника на работу, выдачи больничного либо отпуска, подписание других разновидностей документации.
Хранение документации в учётной системе с возможностью предоставления её в трудовую инспекцию, иные инстанции, а также самим сотрудникам.
Возможность для сотрудников подписания документов с помощью Госуслуг либо системы электронного кадрового документооборота.
Шаблоны документов, налаженные процессы учёта кадров, требующие незначительного участия кадровиков.
Быстрое изучение персоналом новых положений, регламентов и т. п.
Контроль работы кадровиков, управление сроками подписания документации.

Процедура перехода на КЭДО часто вызывает сложности из-за необходимости обмениваться документацией в электронной форме между работодателем и сотрудниками, ведь требуется обеспечение персонала ЭЦП. Такая проблема чаще всего ожидает крупные компании со сводной организационной структурой. Главная трудность состоит в высокой цене квалифицированной ЭЦП. С её помощью можно заверять цифровые материалы, придавая им юридическую силу. Поэтому требуется своевременное установление круга лиц, которым обязательно нужна квалифицированная ЭЦП. Неквалифицированная подпись дешевле, её целесообразно выбирать для большей части персонала.

Другая сложность при переходе на КЭДО - необходимость обучить персонал. Сотрудники должны освоить принципы высокоэффективной работы с новой системой. Каждый сотрудник, в обязанности которого входит ведение ЭДО, должен получить пособия, руководства и т. п. Потребуется назначение ответственных, которые будут обязаны отслеживать выполнение регламентов, заниматься контролем обучения во всех подразделениях компании.

Поэтому внедрение КЭДО требует определённого опыта и профессионализма. У нас работают профессионалы, способные помочь провести эту процедуру быстро и успешно.

Цены на внедрение КЭДО

Стоимость определяется рядом факторов, включая масштабы компании, внедряющей КЭДО. Наши сотрудники всегда готовы проконсультировать по расценкам в каждой конкретной ситуации. Мы оперативно определим стоимость такой процедуры для Вашей компании.