Шаблонный пакет документов по 152-ФЗ

Чтобы документально оформить согласие на обработку персональных данных для сотрудников и клиентов, можно воспользоваться готовым шаблоном, адаптировав его под конкретные потребности. Оформление согласия должно соответствовать требованиям 152-ФЗ и включать основные элементы, которые обеспечивают юридическую корректность и прозрачность для субъектов данных. Ниже представлены ключевые пункты, которые следует включить в документ согласия:

1. Название документа и назначение

• Документ должен быть озаглавлен как "Согласие на обработку персональных данных".
• В начале документа необходимо указать, что он служит для получения добровольного согласия на обработку персональных данных в целях исполнения трудового договора (для сотрудников) или оказания услуг (для клиентов).

2. Данные об операторе персональных данных

• Укажите полное наименование компании (оператора), адрес и контактную информацию, а также данные лица, ответственного за обработку персональных данных, чтобы пользователи знали, кто именно будет заниматься их данными.

3. Информация о субъекте персональных данных

• Перечислите данные, позволяющие идентифицировать субъектов персональных данных, например: ФИО, дата рождения, паспортные данные (если требуется), адрес, телефон и т.д.

4. Перечень обрабатываемых данных

• Пропишите полный перечень данных, которые будут обрабатываться. Для сотрудников это могут быть паспортные данные, контактная информация, сведения о должности, медицинские справки и т.д. Для клиентов — контактная информация, платежные данные, данные о заказах и т.д.

5. Цели обработки данных

• Укажите цели, для которых будут обрабатываться персональные данные. Для сотрудников это может быть:
  • Выполнение трудового договора,
  • Расчет заработной платы,
  • Выполнение требований законодательства.
• Для клиентов:
  • Исполнение договора на оказание услуг,
  • Предоставление технической поддержки,
  • Оповещения об изменениях в условиях обслуживания.

6. Методы обработки данных

• Опишите методы, которые будут использоваться для обработки данных, включая сбор, систематизацию, хранение, использование, передачу, обезличивание и уничтожение данных. Укажите, что обработка может осуществляться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

7. Срок действия согласия

• Определите, на какой срок дается согласие. Обычно согласие действует в течение срока действия трудового или гражданско-правового договора и может быть отозвано в любое время.

8. Право на отзыв согласия

• В соответствии с законодательством, субъект данных имеет право в любое время отозвать свое согласие. Этот пункт должен быть четко указан в документе. Также необходимо указать, как именно субъект может отозвать свое согласие (например, письменно или через электронный адрес оператора).

9. Передача данных третьим лицам

• Если данные будут передаваться третьим лицам (например, страховым компаниям, банкам, подрядчикам), это необходимо указать в согласии. В документе следует перечислить третьих лиц и цели передачи данных.

10. Подпись и дата

• Документ должен быть подписан субъектом персональных данных, что подтверждает его согласие с условиями. Необходимо также указать дату подписания.

Пример текста согласия

"Настоящим я, [ФИО субъекта], даю свое согласие [название организации] на обработку моих персональных данных в целях выполнения условий трудового договора (или оказания услуг) и выполнения требований законодательства. Я осведомлен(а) о праве отозвать согласие в любой момент, направив уведомление по адресу [указать контактные данные для отзыва]."

Использование шаблона для упрощения процесса

Шаблон от АУП-Консалтинг предоставляет готовую структуру согласия, включающую все обязательные элементы. Для его адаптации вам необходимо лишь внести данные вашей компании, указать перечень обрабатываемых данных и их цели, а также добавить контактные данные для связи. Шаблон помогает быстро и корректно оформить согласие, соответствующее требованиям закона, обеспечивая защиту интересов вашей компании и прозрачность для клиентов и сотрудников.

Документ согласия на обработку персональных данных, оформленный по этому шаблону, позволяет не только соответствовать требованиям законодательства, но и продемонстрировать соблюдение прав и интересов субъектов данных, что повышает доверие к компании.

Готовые шаблоны документов по защите персональных данных включают меры безопасности, которые соответствуют требованиям, установленным Роскомнадзором и законодательством РФ, включая Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Эти меры обеспечивают защиту данных от несанкционированного доступа, утечек, изменений или уничтожения. Ниже перечислены основные меры защиты данных, которые обычно описываются в документах и соответствуют требованиям Роскомнадзора.

Основные меры защиты данных, описанные в документах:

1. Организационные меры

   • Назначение ответственных лиц: Документы включают назначение сотрудников, ответственных за организацию и обеспечение безопасности персональных данных (например, руководителя по защите данных или ответственного за обработку данных).
   • Политики и инструкции для сотрудников: В документах прописаны внутренние правила обработки данных, в том числе требования к защите данных, которые должны соблюдать все сотрудники. Проводится инструктаж и обучение персонала, чтобы снизить риск ошибок или утечек.
   • Контроль доступа: Документы устанавливают систему распределения прав доступа к данным, включая механизм минимального доступа (Least Privilege). Это гарантирует, что доступ к данным получают только те сотрудники, которым это необходимо для выполнения их обязанностей.
   • Процедуры идентификации и аутентификации: Для управления доступом к данным предусмотрены требования к аутентификации, например, использование индивидуальных учетных записей и сложных паролей.

2. Технические меры

   • Шифрование данных: В шаблонах указано использование шифрования для передачи и хранения данных. Шифрование обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа в случае кражи или утери оборудования.
   • Брандмауэры и антивирусное ПО: Указано использование защитного ПО, такого как антивирусы и брандмауэры, для защиты данных и предотвращения внешних атак.
   • Системы контроля доступа и журналирование: Указаны меры по ведению журнала доступа к данным и действий пользователей в информационных системах. Эти журналы помогают отслеживать, кто, когда и какие данные просматривал или изменял.
   • Резервное копирование: Документы описывают процессы резервного копирования данных для их восстановления в случае утери. Регулярное резервное копирование помогает защитить данные от случайного или злонамеренного удаления.

3. Физические меры

   • Контроль доступа к помещениям: Документы содержат меры по ограничению физического доступа к серверам и устройствам, где хранятся персональные данные, включая охранные системы, замки и видеонаблюдение.
   • Безопасное хранение бумажных носителей: При наличии бумажных носителей с персональными данными в документах прописано, что они должны храниться в запертых шкафах или архивах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники.

4. Процедуры по обнаружению и реагированию на инциденты

   • План действий при утечке данных: В документах предусмотрены инструкции по действиям при утечке или подозрении на утечку данных, включая уведомление пострадавших, отчетность перед Роскомнадзором и внутренние меры по устранению последствий.
   • Мониторинг безопасности: Указаны процедуры для регулярного мониторинга систем безопасности и оперативного обнаружения подозрительной активности.

Соответствие требованиям Роскомнадзора

Меры, включенные в шаблоны документов, разработаны в соответствии с основными требованиями Роскомнадзора и закона 152-ФЗ, а также с нормативными актами, которые Роскомнадзор применяет в области защиты данных. Это позволяет компаниям соответствовать правовым стандартам и снижать риски штрафов и санкций.

Да, приобретенные шаблоны документов по защите персональных данных можно адаптировать под специфику вашей компании. Адаптация позволяет вам учесть особенности бизнеса, такие как отраслевые требования, внутренние процессы обработки данных, используемые технологии и уровень риска, связанный с обработкой персональных данных. Это особенно важно для полного соблюдения законодательства и минимизации рисков.

Как адаптировать шаблоны под специфику вашей компании?

1. Анализ специфики компании

   • Начните с анализа процессов обработки данных в вашей компании, ключевых бизнес-процессов, структуры организации и перечня персональных данных, которые вы обрабатываете.
   • Оцените риски, связанные с обработкой данных, чтобы определить необходимый уровень защиты для разных категорий данных (например, данные сотрудников, клиентов или пользователей сайта).

2. Настройка содержания документов

   • Внесите корректировки в шаблоны, чтобы они соответствовали выявленным потребностям. Это может включать:
     • Уточнение целей обработки данных в зависимости от видов деятельности компании.
     • Перечисление категорий данных, обрабатываемых вашей компанией.
     • Описание мер защиты данных, которые вы применяете (например, системы шифрования, правила доступа).
     • Учёт особенностей передачи данных третьим лицам, если вы работаете с подрядчиками или используете облачные решения.
   • Адаптированные документы могут включать инструкции для сотрудников, политику конфиденциальности, формы согласий и другие документы, учитывающие специфику вашей компании.

3. Согласование и утверждение

   • После внесения изменений рекомендуется провести внутреннюю проверку документов, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям вашего бизнеса.
   • При необходимости можно согласовать их с ответственными лицами в вашей компании, и после окончательных правок утвердить документы руководством.

Сколько времени занимает адаптация?

Сроки адаптации зависят от объёма документов и сложности процессов в компании:

• Объём и сложность документации: Чем больше документов и сложнее процессы, тем больше времени потребуется на адаптацию.
• Отраслевые особенности: Например, компании в медицине или финансах могут потребовать дополнительных мер безопасности, что удлиняет процесс.
• Скорость внутренних согласований: Если требуется согласование с несколькими отделами, это также может занять дополнительное время.

В среднем, адаптация документов занимает от 1 до 3 недель. В случае крупных компаний с большим количеством данных и более сложными процессами это может занять до 1 месяца.

Документы по защите персональных данных требуют регулярного обновления, чтобы соответствовать изменениям законодательства, внутренним процессам компании и новым рискам в сфере информационной безопасности. Основные факторы, определяющие частоту обновления документов:

1. Изменения в законодательстве

• Законодательство о защите персональных данных, такое как 152-ФЗ, периодически обновляется. При внесении значительных изменений или ужесточении требований, компании необходимо пересмотреть документы, чтобы гарантировать соответствие новым нормам.
• Для быстрого реагирования на такие изменения рекомендуется пересматривать документы при каждом обновлении закона, а также следить за рекомендациями и предписаниями Роскомнадзора и других регуляторов.

2. Изменения во внутренней структуре компании или бизнес-процессах

• Если компания меняет внутренние процессы, касающиеся обработки данных (например, внедрение новых ИТ-систем или использование облачных сервисов), это также требует обновления документации, поскольку изменяются риски и условия обработки данных.
• Изменение организационной структуры или численности сотрудников также может повлиять на распределение прав доступа к данным и другие аспекты защиты данных, требуя корректировок в документах.

3. Оценка и аудит системы защиты данных

• Периодически рекомендуется проводить аудит безопасности данных (например, ежегодно). В ходе такого аудита могут быть выявлены уязвимости и необходимость в изменении некоторых документов для улучшения защиты данных.
• Аудит может также показать необходимость актуализации документов с учетом новых технологий защиты данных.

4. Рекомендации по регулярному обновлению

• Для поддержания актуальности документов оптимально пересматривать их не реже одного раза в год, даже если законодательных изменений не произошло. Это позволяет своевременно учитывать новые риски и факторы, которые могли измениться за прошедший год.

Поддержка в актуализации документов в рамках пакета услуг

АУП-Консалтинг предлагает услугу по актуализации документов по защите персональных данных. В течение 6 месяцев с момента подписания акта выполненных работ компания предоставляет обновленный комплект, если в этот период произошли обновления в законодательстве или появились новые рекомендации от регуляторов. Это позволяет вам быть уверенными в том, что документация всегда соответствует актуальным требованиям, не требует дополнительных затрат на разработку новых документов и минимизирует риски несоответствия требованиям закона.

Чтобы оформить согласие на обработку персональных данных для сотрудников и клиентов в соответствии с требованиями 152-ФЗ, можно воспользоваться шаблоном, который позволяет создать юридически корректный документ. В этом согласии указываются цели, объем и условия обработки персональных данных. Вот основные элементы, которые должны быть включены в документ:

1. Название и назначение документа

• Документ должен быть четко озаглавлен как "Согласие на обработку персональных данных".
• В тексте указать, что документ используется для получения согласия на обработку данных в рамках выполнения условий трудового договора (для сотрудников) или для оказания услуг (для клиентов).

2. Данные об операторе персональных данных

• В документе нужно указать полное название организации, контактные данные, а также данные ответственного лица, которое будет заниматься вопросами обработки персональных данных.

3. Информация о субъекте персональных данных

• Указать личные данные, необходимые для идентификации субъекта, например: ФИО, дата рождения, место жительства, данные паспорта (если требуется). Это помогает четко идентифицировать лицо, дающее согласие.

4. Перечень данных, которые будут обрабатываться

• В согласии должен быть перечислен полный перечень персональных данных, которые планируется собирать и обрабатывать. Для сотрудников это могут быть паспортные данные, контактные телефоны, данные о членах семьи и т.д. Для клиентов — контактная информация, данные о платежах и т.п.

5. Цели обработки данных

• Очень важно указать цели обработки персональных данных. Цели могут включать:
  • Для сотрудников: расчет заработной платы, учет рабочего времени, исполнение трудового договора, выполнение требований законодательства и т.д.
  • Для клиентов: оказание услуг, выполнение договора, предоставление технической поддержки, информирование о новых услугах.

6. Способы обработки данных

• В документе должны быть указаны способы обработки данных, которые могут включать сбор, систематизацию, хранение, уточнение, блокировку, удаление и уничтожение персональных данных, как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

7. Срок действия согласия

• Указать срок, на который выдается согласие. Чаще всего он соответствует сроку действия трудового или гражданско-правового договора. Также можно предусмотреть, что согласие действует до его отзыва субъектом данных.

8. Право на отзыв согласия

• Согласно законодательству, субъекты данных имеют право в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Этот пункт должен быть четко указан в документе, с инструкцией, как именно субъект может отозвать согласие.

9. Порядок передачи данных третьим лицам

• Если данные передаются третьим лицам (например, страховым компаниям, банкам или государственным органам), это необходимо указать в согласии. Также следует описать, какие данные и для каких целей могут быть переданы.

10. Подпись и дата

• Документ завершается подписью субъекта персональных данных и датой подписания. Подпись подтверждает, что субъект ознакомлен с условиями и добровольно дает согласие на обработку своих данных.

Пример текста для согласия

"Настоящим я, [ФИО субъекта], даю согласие [название организации] на обработку моих персональных данных в целях исполнения трудового договора (или оказания услуг), а также выполнения иных законных обязательств. Я ознакомлен(а) с правом отозвать согласие на обработку персональных данных и обязуюсь сообщить о своем намерении [контактные данные организации для отзыва]."

Включение в шаблон

При использовании шаблона важно учесть, что его необходимо адаптировать под специфику деятельности организации и требования конкретного случая. Шаблон, разработанный АУП-Консалтинг, включает все обязательные пункты и предоставляет возможность настройки для каждой компании, чтобы документ полностью соответствовал требованиям закона 152-ФЗ.

Отсутствие регистрации в Роскомнадзоре в качестве оператора персональных данных при обязательности такой регистрации может повлечь для организации серьезные правовые, финансовые и репутационные последствия. Основные риски и санкции за отсутствие регистрации следующие:

1. Административная ответственность и штрафы

Основное последствие за отсутствие регистрации — административная ответственность, которая предусматривает штрафы по статье 13.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Санкции за нарушение порядка регистрации оператора персональных данных включают:

• Штраф для должностных лиц: от 3 000 до 6 000 рублей.
• Штраф для юридических лиц: от 15 000 до 75 000 рублей.

Эти штрафы могут показаться небольшими, но при повторных проверках и регулярных нарушениях суммы могут значительно возрасти, особенно если Роскомнадзор обнаружит сопутствующие нарушения в обработке и защите персональных данных.

2. Риск более строгих санкций за нарушения закона о персональных данных

Отсутствие регистрации может служить индикатором того, что организация не соблюдает и другие требования закона о персональных данных. Это может привести к дополнительным санкциям, если будет выявлено:

• отсутствие политики в области обработки персональных данных;
• отсутствие согласий на обработку данных;
• несоответствие требованиям безопасности данных и защите от утечек;
• другие нарушения законодательства о персональных данных.

Роскомнадзор при обнаружении таких нарушений может назначить штрафы по другим пунктам статьи 13.11 КоАП РФ, которые могут быть значительно выше.

3. Принудительные предписания и остановка деятельности

Роскомнадзор может выдать предписание об устранении нарушения, в том числе потребовать прекратить обработку персональных данных до приведения деятельности компании в соответствие с законом. Это означает, что организация не сможет продолжать обрабатывать данные (например, данные клиентов, пользователей, сотрудников), пока не выполнит все требования, включая регистрацию. Для многих компаний это может серьезно затруднить работу или вовсе приостановить деятельность.

4. Проверки и аудит со стороны Роскомнадзора

Организация, не зарегистрированная в Роскомнадзоре, привлекает к себе больше внимания регуляторов. При выявлении факта обработки данных без регистрации возможно назначение внеплановой проверки, которая охватывает все аспекты соблюдения законодательства о персональных данных. Такие проверки могут выявить дополнительные нарушения, что повлечет за собой дополнительные штрафы и предписания.

5. Репутационные потери

Отсутствие регистрации и соблюдения норм законодательства о защите данных может негативно сказаться на репутации компании. Если клиенты или партнеры узнают о нарушениях, это может снизить уровень доверия и привести к потере клиентов, отказу партнеров от сотрудничества и сложностям в привлечении новых клиентов.

6. Гражданско-правовая ответственность перед субъектами данных

Если отсутствие регистрации и нарушение норм обработки данных приводят к утечке или неправомерному использованию данных, пострадавшие лица (субъекты данных) могут подать иск о возмещении убытков. В случае утраты конфиденциальности данных компании могут быть обязаны компенсировать ущерб, включая моральный вред.

7. Риск уголовной ответственности

Хотя уголовная ответственность за отсутствие регистрации в Роскомнадзоре не предусмотрена, если нарушение приведет к крупным утечкам, умышленной передаче данных без согласия или нанесению значительного ущерба гражданам, возможна уголовная ответственность по статье 137 Уголовного кодекса РФ («Нарушение неприкосновенности частной жизни»).

Регистрация в Роскомнадзоре как оператора персональных данных обязательна для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные, но существуют исключения, когда регистрация не требуется. Эти исключения описаны в Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных» и касаются определенных ситуаций, в которых обработка персональных данных осуществляется с минимальными рисками для их владельцев.

Случаи, при которых регистрация в Роскомнадзоре не требуется:

1. Обработка персональных данных исключительно для личных, семейных или домашних нужд

   • Если физическое лицо обрабатывает данные для личных целей, не связанных с профессиональной или коммерческой деятельностью, регистрация не требуется. Например, если человек ведет записную книжку с контактами друзей или родственников, такая деятельность не подпадает под требования закона о персональных данных.

2. Обработка данных сотрудников в рамках трудовых отношений

   • Если организация обрабатывает данные только своих сотрудников и не распространяет или не передает их третьим лицам, регистрация не требуется. Например, предприятие, которое обрабатывает персональные данные только для целей кадрового учета, расчета заработной платы и других внутренних процессов, может не регистрироваться как оператор.
   • Важно отметить, что если в процессе деятельности используются данные не только сотрудников (например, клиентов, контрагентов или посетителей сайта), регистрация в Роскомнадзоре становится обязательной.

3. Обработка данных, полученных для исполнения договора с субъектом данных

   • Если персональные данные собираются и используются исключительно для исполнения договора с субъектом данных, и эти данные не передаются третьим лицам, регистрация может не требоваться. Например, если организация собирает данные клиентов для оказания услуг и соблюдает условия, установленные договором, а данные не используются для других целей, регистрация не обязательна.
   • Важно помнить, что если данные обрабатываются для целей, не предусмотренных договором, или передаются третьим лицам, оператор обязан зарегистрироваться.

4. Обработка обезличенных данных

   • Если данные обезличены и не позволяют идентифицировать конкретное лицо, такая обработка не требует регистрации. Обезличивание означает, что все данные, которые могут указать на личность человека, удалены или преобразованы, и восстановить их невозможно. Например, агрегированные статистические данные без указания на личности не требуют регистрации оператора.

5. Обработка данных без использования автоматизированных средств (в некоторых случаях)

   • Если обработка персональных данных осуществляется только вручную, и данные систематизированы не в форме базы данных, а, например, в виде отдельных бумажных документов, регистрация также может не потребоваться. Однако этот случай очень специфичен и встречается редко в современной практике.

Примерные ситуации, когда регистрация не требуется

• Индивидуальный предприниматель, который работает один и использует данные только для связи с клиентами (например, фитнес-тренер, который записывает имена и номера телефонов своих клиентов в записную книжку).
• Внутренний отдел кадров компании, работающий только с персональными данными сотрудников и не передающий их сторонним организациям, если компания не обрабатывает данные клиентов.
• Магазин, который обрабатывает данные покупателей только для исполнения конкретного заказа и не сохраняет их для дальнейшего использования или маркетинга.

Как убедиться, что регистрация не требуется?

Перед принятием решения об отказе от регистрации необходимо тщательно проанализировать, каким образом обрабатываются персональные данные, и точно ли их использование ограничено случаями, описанными в законе. Если есть сомнения в необходимости регистрации, лучше проконсультироваться с юристом, чтобы избежать рисков нарушений закона и возможных штрафов.

Оператором персональных данных может быть любое лицо или организация, которые осуществляют обработку персональных данных и определяют цели, условия и порядок их обработки. Операторами могут выступать:

1. Юридические лица (организации)

Это наиболее распространенные операторы, поскольку большинство организаций обрабатывают персональные данные для своей деятельности. К ним относятся:

• Коммерческие компании: предприятия, оказывающие услуги или продающие товары, включая розничные сети, онлайн-магазины, банки, страховые компании, телекоммуникационные операторы и т.д.
• Некомерческие организации: фонды, общественные организации, образовательные учреждения, благотворительные фонды и т.д.
• Медицинские учреждения: клиники, больницы, лаборатории, занимающиеся обработкой данных пациентов.

2. Индивидуальные предприниматели (ИП)

ИП также могут выступать в роли операторов персональных данных, если обрабатывают персональные данные в рамках своей деятельности. Это актуально для предпринимателей, работающих в сфере услуг (например, репетиторы, фитнес-инструкторы, врачи частной практики), которые собирают данные клиентов.

3. Государственные и муниципальные органы

Государственные органы также выступают в роли операторов персональных данных, так как обрабатывают данные граждан для выполнения своих функций. К таким органам относятся:

• Органы исполнительной и законодательной власти;
• Муниципальные организации и учреждения (школы, больницы);
• Федеральные ведомства (например, МВД, ФНС, Роскомнадзор).

4. Физические лица

Физическое лицо может быть оператором персональных данных, если обрабатывает данные не для личных нужд, а в рамках профессиональной деятельности. Например:

• Человек, оказывающий частные услуги (например, психологи, коучи, фрилансеры), может выступать оператором, если хранит и обрабатывает данные своих клиентов.
• Физическое лицо, организующее мероприятия и собирающее данные участников (например, регистрация на тренинг или конференцию).

Важно: Физические лица, обрабатывающие данные для личных, семейных или бытовых нужд (например, ведение записной книжки), операторами персональных данных не считаются и не подпадают под требования закона.

5. Иностранные лица и организации

Иностранные компании и лица могут быть операторами персональных данных, если они обрабатывают данные российских граждан и действуют на территории России. Такие операторы также обязаны соблюдать российское законодательство о защите данных (например, хранение данных на территории России согласно «закону о локализации данных»).

Да, согласно требованиям российского законодательства, большинство организаций обязаны зарегистрироваться в Роскомнадзоре как операторы персональных данных, если они обрабатывают такие данные. Закон «О персональных данных» (152-ФЗ) и связанные с ним нормативные акты регулируют порядок регистрации и определяют, кто обязан пройти эту процедуру.

Кому нужно регистрироваться в Роскомнадзоре как оператору персональных данных?

В соответствии со статьей 22 152-ФЗ, подавляющее большинство организаций и индивидуальных предпринимателей, обрабатывающих персональные данные, должны подать уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных. Оператором персональных данных считается любое лицо или организация, обрабатывающая данные в рамках своей деятельности, например:

• Компании, обрабатывающие данные своих клиентов, такие как розничные магазины, интернет-сервисы, банки, медицинские учреждения.
• Организации, обрабатывающие персональные данные своих сотрудников (включая ФИО, паспортные данные, СНИЛС и т.д.).
• Сайты, собирающие данные пользователей (например, через формы регистрации или для отправки уведомлений и рассылок).

Исключения: Кто освобожден от регистрации в Роскомнадзоре?

Есть несколько случаев, когда организации или индивидуальные предприниматели могут не регистрироваться в Роскомнадзоре. Освобождение от регистрации возможно, если:

1. Обработка данных осуществляется исключительно для исполнения трудового договора: Если организация обрабатывает данные только в рамках трудовых отношений со своими сотрудниками и не собирает данные клиентов или других сторон.
2. Обработка данных необходима для однократного пропуска посетителей: Если обработка сведений о посетителях производится разово, например, для однократного допуска на территорию компании.
3. Обработка связана исключительно с персональными данными участников одного договора с оператором: Например, если обработка данных осуществляется исключительно в рамках договора об оказании услуг, и данные не передаются третьим лицам и не используются для других целей.
4. Обработка данных осуществляется без использования автоматизированных средств: Если данные обрабатываются исключительно в бумажной форме, без использования информационных систем (хотя в современных условиях такое исключение встречается редко).
5. Данные предназначены для служебного пользования в пределах компании: Если обработка ведется в рамках компании, и данные не передаются иным организациям или третьим лицам.

Как осуществляется регистрация в Роскомнадзоре?

1. Подготовка уведомления: В уведомлении указываются данные об операторе (наименование, адрес), цель обработки персональных данных, категории субъектов и персональных данных, которые планируется обрабатывать, а также применяемые меры по защите данных.

2. Подача уведомления: Уведомление подается через портал Роскомнадзора или посредством электронной системы взаимодействия. Оно должно быть подано до начала обработки персональных данных.

3. Внесение в реестр операторов персональных данных: После подачи и проверки информации Роскомнадзор вносит организацию в реестр операторов персональных данных. Этот реестр является общедоступным и доступен для проверки третьими лицами.

Обязанности зарегистрированного оператора персональных данных

После регистрации в Роскомнадзоре организация обязана соблюдать требования закона 152-ФЗ, включая:

• Обеспечение конфиденциальности и безопасности данных, принятие организационных и технических мер по защите данных.
• Получение согласия на обработку данных, если обработка осуществляется на основании согласия субъекта данных.
• Информирование субъектов данных об их правах и условиях обработки их данных.
• Обеспечение доступа субъектов данных к их данным и возможность внесения изменений или удаления данных по их запросу.
• Уведомление Роскомнадзора и субъектов данных о случаях утечек данных или несанкционированного доступа, если такие инциденты произошли.

Ответственность за отсутствие регистрации

Несоблюдение обязанности по регистрации может привести к административной ответственности, включая штрафы для юридических лиц и должностных лиц. В случае отсутствия регистрации и обработки данных без уведомления Роскомнадзора организация может быть подвергнута проверке и санкциям:

• Административные штрафы для юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей (согласно КоАП РФ, ст. 13.11).