Кадровые документы
Кадровые документы: что нужно знать каждому работодателю
Правильное ведение кадровых документов — это не только обязательное требование законодательства, но и основа для стабильной работы компании. Кадровая документация служит подтверждением законности трудовых отношений и помогает защитить как работодателя, так и сотрудников.
1. Документы при приеме на работу:
- Заявление о приеме на работу
- Трудовой договор
- Дополнительные соглашения к трудовому договору
- Акт о приеме на работу
- Приказ о приеме на работу
2. Документы по трудовым отношениям:
- Приказы о переводе на другую должность
- Приказы о временном исполнении обязанностей
- Графики отпусков
- Заявления на отпуск
- Приказы о предоставлении отпуска
- Документы о прохождении аттестации
- Акты о результатах аттестации
- Соглашения о конфиденциальности и неразглашении информации
3. Документы по дисциплинарным и поощрительным вопросам:
- Приказы о наложении дисциплинарных взысканий
- Объяснительные записки работника
- Приказы о поощрении
- Благодарственные письма и грамоты
4. Документы по охране труда:
- Журналы инструктажей по охране труда
- Акты о несчастных случаях
- Приказы о создании комиссии по расследованию несчастных случаев
- Акты об устранении нарушений требований охраны труда
5. Документы по увольнению:
- Заявление на увольнение
- Приказ об увольнении
- Акт об ознакомлении с приказом об увольнении
- Справка о сумме заработной платы и иных выплат за последние два года работы
- Трудовая книжка или выписка из нее
6. Документы по выплатам и компенсациям:
- Заявления на получение компенсаций
- Справки о доходах (2-НДФЛ)
- Расчетные листы по заработной плате
- Приказы о выплате премий и дополнительных компенсаций
7. Документы по обучению и повышению квалификации:
- Заявления на обучение
- Договоры о повышении квалификации
- Сертификаты о прохождении курсов и тренингов
- Отчеты о прохождении обучения
8. Документы, связанные с использованием электронной подписи:
- Соглашение о применении электронной подписи
- Акты подписания документов с использованием электронной подписи
9. Иные документы:
- Служебные записки
- Протоколы совещаний и заседаний
- Запросы о предоставлении информации
- Ответы на запросы и обращения работников
Рекомендуется проводить аудит и обновление кадровых документов не реже одного раза в год. Это помогает обеспечить соответствие всех документов актуальному законодательству и предотвратить возможные риски. Некоторые ситуации, когда обновление кадровых документов обязательно:
- Изменение законодательства: При внесении поправок в Трудовой кодекс или иные нормативные акты.
- Изменения в компании: При изменении структуры компании, открытии новых должностей или изменении условий труда.
- Аттестации и проверки: Перед внутренними или внешними аудитами, которые могут быть инициированы государственными органами или партнерами компании.
Регулярное обновление и аудит кадровой документации помогают предотвратить административные риски и обеспечить бесперебойную работу компании.
Отсутствие обязательных кадровых документов или их неправильное ведение может привести к значительным штрафам и санкциям. Согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), предусмотрены следующие штрафы:
- Для должностных лиц: Штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц (компаний): Штрафы могут достигать от 30 000 до 50 000 рублей.
- Повторные нарушения: В случае повторного нарушения возможно наложение штрафа до 70 000 рублей, а также временная приостановка деятельности компании до 90 дней.
Эти санкции могут стать серьёзной проблемой для бизнеса, особенно если речь идет о проверках инспекций труда или налоговых органов. Поэтому важно своевременно и правильно вести кадровую документацию.
Обязательные кадровые документы включают ряд основных позиций, которые регулируются законодательством Российской Федерации. К ним относятся:
- Трудовые договоры: Каждый сотрудник должен подписать трудовой договор, который устанавливает права и обязанности обеих сторон.
- Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении: Эти документы подтверждают факты трудоустройства, изменения условий труда и расторжения трудового договора.
- Штатное расписание: Документ, который фиксирует структуру компании, должности и оклады.
- Табель учета рабочего времени: Используется для фиксации рабочего времени сотрудников, который влияет на расчет заработной платы.
- Личная карточка сотрудника: Содержит персональные данные и информацию о трудовой деятельности сотрудника.
- Журнал регистрации трудовых договоров: Помогает следить за порядком и изменениями в трудовых отношениях.
Эти документы помогают обеспечить соблюдение прав сотрудников и защиту компании в случае проверок со стороны государственных органов.