Разработка кадровых документов для розничной сети

Разработка полного пакета кадровых документов для сети розничных магазинов «У дома» от АУП-Консалтинг

Региональная сеть розничных магазинов «У дома» насчитывает около 80 торговых точек в разных городах региона, включая небольшие населенные пункты. В компании работают более 400 сотрудников, включая продавцов, управляющих, кладовщиков и логистических специалистов. Ввиду специфики деятельности и географического распределения персонала, «У дома» столкнулись с трудностями в унификации и администрировании кадровых документов.

Задача

Руководство сети «У дома» обратилось в АУП-Консалтинг с запросом на создание полного пакета кадровой документации, который бы:

Обеспечивал соблюдение всех требований трудового законодательства.
Учитывал специфику розничного бизнеса с частыми изменениями в численности и составе персонала.
Облегчал администрирование кадровых процессов, даже с учетом распределенности сотрудников по разным регионам.

Проблемы, с которыми столкнулась компания «У дома»

Несоответствие кадровых документов требованиям законодательства
До сотрудничества с АУП-Консалтинг компания не имела единой структуры кадровых документов, что часто приводило к несоответствиям в трудовых договорах, графиках работы, положении об оплате труда и других ключевых документах. Это могло повлечь за собой штрафы и санкции от трудовых инспекций.

Трудности с унификацией кадровых документов в разных филиалах
В каждой торговой точке использовались собственные кадровые шаблоны и правила, что усложняло контроль над соблюдением корпоративных и законодательных требований.

Недостаток документов, регулирующих внутренние трудовые отношения
В компании отсутствовали локальные нормативные акты, такие как правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне, положение об охране труда, что повышало риск несоответствия деятельности требованиям законодательства и внутреннего контроля.

Решение от АУП-Консалтинг

Этап 1. Анализ текущего состояния кадровой документации
Аудиторы и специалисты АУП-Консалтинг провели комплексную оценку текущей кадровой документации. Были выявлены основные пробелы и расхождения с нормами трудового законодательства, а также определены области, требующие стандартизации и оптимизации. На основе анализа был составлен детальный план по созданию пакета кадровых документов.

Этап 2. Разработка полного комплекта документов
На следующем этапе АУП-Консалтинг разработала и внедрила следующие ключевые документы:

Трудовые договоры и дополнительные соглашения — были созданы шаблоны трудовых договоров для разных категорий сотрудников, включая продавцов, кассиров, управляющих, кладовщиков, с учетом их функциональных обязанностей и особенностей работы в розничной сети.
Правила внутреннего трудового распорядка — единый свод правил, который охватывал все ключевые аспекты внутреннего распорядка и дисциплины, включая нормы поведения, графики работы и санкции за нарушение.
Положение о коммерческой тайне — разработано положение, которое регулирует защиту коммерческой информации, доступ к которой может быть у сотрудников розничной сети.
Положение об оплате труда и премировании — установлен прозрачный регламент оплаты труда, включая премиальные выплаты за выполнение планов продаж и соблюдение корпоративных стандартов.
Положение об охране труда и технике безопасности — документ, который регулирует требования к охране труда, технике безопасности, а также проведение инструктажей по безопасности для всех новых и текущих сотрудников.
Политика по защите персональных данных — политика, соответствующая требованиям ФЗ-152 «О персональных данных», которая обеспечивает защиту и правильное хранение персональных данных сотрудников.
Этап 3. Автоматизация и внедрение системы управления документами
Для облегчения администрирования кадровых процессов был внедрен электронный документооборот, который позволил HR-отделу в главном офисе централизованно отслеживать и контролировать кадровую документацию по всей сети магазинов.

Этап 4. Обучение сотрудников и консультации по новому пакету документов
Специалисты АУП-Консалтинг провели обучение для HR-менеджеров и управляющих розничных точек. Обучение включало разъяснение всех новых нормативов и инструкций, а также правила применения и управления кадровой документацией. Благодаря этому сотрудники получили чёткое понимание, как правильно и своевременно оформлять документы в соответствии с законодательством.

Этап 5. Постоянное сопровождение и обновление документов
В рамках долгосрочного сотрудничества специалисты АУП-Консалтинг предоставляют регулярное сопровождение компании «У дома», следя за изменениями в трудовом законодательстве и обновляя документы при необходимости.

Результаты внедрения

Полное соответствие трудовому законодательству
С помощью разработанного пакета документов компания смогла привести кадровый учет в полное соответствие с требованиями законодательства, что минимизировало риск штрафов и санкций от проверяющих органов.

Централизованный контроль и унификация кадровых процессов
Все филиалы розничной сети «У дома» теперь используют единые стандартизированные документы, что значительно упростило контроль со стороны HR-отдела и обеспечило соответствие внутренним корпоративным нормам.

Повышение эффективности работы кадрового отдела
Благодаря внедрению электронного документооборота и стандартизации кадровых процессов HR-отдел смог сократить время на обработку документов и уделить больше внимания стратегическим задачам.

Снижение рисков для компании
Политика по охране труда, коммерческой тайне и персональным данным позволила компании минимизировать риски, связанные с защитой данных и безопасностью, что особенно важно для розничного бизнеса с большим количеством точек и сотрудников.

Улучшение корпоративной культуры и дисциплины
Благодаря четким правилам внутреннего распорядка и положению об оплате труда, сотрудники получили прозрачные условия работы, что способствовало укреплению дисциплины и улучшению производительности труда.

Работа АУП-Консалтинг позволила сети «У дома» перейти на качественно новый уровень кадрового учета. В результате компания получила полный пакет документов, который не только обеспечивает соответствие законодательству, но и способствует эффективному управлению персоналом в розничной сети.