Внедрение КЭДО на производственном предприятие
Внедрение электронного кадрового документооборота для производственной компании «Азимут»
Производственная компания «Азимут» с численностью сотрудников более 600 человек занимается выпуском промышленного оборудования и компонентов для крупных строительных и промышленных проектов. С быстрым ростом бизнеса «Азимут» столкнулся с увеличением объема кадровой документации и потребностью в оптимизации HR-процессов. Для этого компания обратилась в АУП-Консалтинг за решением по внедрению электронного кадрового документооборота (ЭКДО), чтобы автоматизировать процессы и снизить затраты на бумажный документооборот.
Проблемы, с которыми столкнулась компания «Азимут»
До внедрения ЭКДО у компании «Азимут» возникали следующие сложности:
Высокая нагрузка на HR-отдел — бумажный документооборот занимал значительное время, что замедляло процессы приема и увольнения сотрудников, согласования отпусков, командировок и других операций.
Значительные затраты на хранение документов — кадровые документы требовали места для архивации, что увеличивало операционные расходы.
Риски потери данных и ошибок — ручная обработка кадровых документов часто приводила к несоответствиям и ошибкам, которые могли стать причиной штрафов или проблем с отчетностью.
Сложности с доступом к данным — у руководителей и HR-специалистов не было удобного способа быстро получать информацию о кадровых процессах и документах.
Задачи, поставленные перед АУП-Консалтинг
Компания «Азимут» поставила следующие задачи для команды АУП-Консалтинг:
- Автоматизировать процесс обработки и хранения кадровых документов.
- Сократить время на оформление кадровых операций.
- Уменьшить затраты на бумажный документооборот и архивное хранение.
- Обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства.
- Повысить уровень безопасности и доступности данных.
Этапы внедрения
1. Анализ и подготовка стратегии
АУП-Консалтинг начал проект с детального анализа существующих кадровых процессов «Азимут». Эксперты компании изучили структуру документооборота, типы документов, которые подлежат переводу в электронный формат, а также потребности HR-отдела и юридического отдела. На основе полученных данных была разработана стратегия перехода на ЭКДО, включающая оптимизацию процессов и минимизацию рисков при внедрении.
2. Разработка индивидуального решения для ЭКДО
Для «Азимут» был подобран и настроен программный продукт, поддерживающий ЭКДО и интеграцию с существующими системами. Система включала возможности для электронного подписания документов и обеспечения безопасности данных в соответствии с требованиями законодательства. Все этапы, от выбора ПО до технических настроек, проходили с учетом специфики кадрового учета в производственной компании.
3. Разработка регламентов и адаптация системы под нужды компании
Были созданы внутренние регламенты и инструкции для работы с электронными документами, включая процедуры по подписанию и хранению электронных документов. Особое внимание было уделено защите персональных данных сотрудников, что обеспечивало полное соответствие требованиям законодательства.
4. Обучение сотрудников и поддержка внедрения
Для того чтобы сотрудники быстро освоили новые процессы, специалисты АУП-Консалтинг провели обучающие семинары и практические занятия для HR-отдела и руководителей подразделений. На этапе запуска было организовано сопровождение для оказания помощи сотрудникам по возникающим вопросам.
5. Пилотный запуск и масштабирование
После успешного пилотного запуска ЭКДО в одном из подразделений компания «Азимут» убедилась в эффективности системы, и после положительного отклика от сотрудников, система была внедрена во всех подразделениях компании.
Результаты внедрения
1. Сокращение времени обработки документов на 50%
ЭКДО позволил значительно ускорить обработку кадровых документов, включая прием и увольнение сотрудников, оформление отпусков и командировок. Теперь на согласование и подписание документации уходит вдвое меньше времени, что улучшает работу HR-отдела.
2. Снижение затрат на бумажный документооборот и архивирование
Отказ от бумажных документов сократил расходы на печать, хранение и транспортировку документов на 40%. Компания больше не нуждается в дополнительных архивных помещениях, что освободило ресурсы для других нужд.
3. Повышение доступности данных и прозрачности
Электронная система позволила руководителям и HR-специалистам мгновенно получать доступ к нужной информации о кадровых процессах и документах, что значительно упростило управление персоналом и контроль за соблюдением нормативов.
4. Соответствие требованиям законодательства
Благодаря ЭКДО «Азимут» обеспечивает соответствие трудовому законодательству, в том числе по вопросам защиты персональных данных. Это минимизировало риски штрафов и других санкций со стороны государственных органов.
5. Повышение безопасности данных
Внедрение системы с высоким уровнем защиты данных снизило риск потери и утечки информации, что особенно важно для кадровой информации.
Заключение
Внедрение ЭКДО в компании «Азимут» позволило оптимизировать HR-процессы, сократить затраты и повысить эффективность работы. АУП-Консалтинг реализовал проект с учетом специфики производственного бизнеса, помогая «Азимут» не только улучшить внутренние процессы, но и обеспечить соответствие законодательным требованиям.