Ведение полного кадрового делопроизводства для IT-компании «Хелп Деск» от АУП-Консалтинг

IT-компания «Хелп Деск» предоставляет услуги технической поддержки и разработки программного обеспечения для клиентов из различных отраслей, от малого бизнеса до крупных корпораций. Численность компании — более 150 сотрудников, и компания стремительно растет. Основной офис компании расположен в Москве, а часть сотрудников работает удаленно, что добавляет сложности в кадровое делопроизводство.

Задача:

Руководство «Хелп Деск» обратилось в АУП-Консалтинг с запросом на полное кадровое сопровождение. Целью было обеспечить надежное, законодательно корректное и эффективное ведение кадрового учета, включая обработку документов для удаленных сотрудников и сопровождение всех кадровых операций. Компания искала способ оптимизировать кадровый процесс, обеспечить прозрачность и минимизировать риски штрафов и санкций.

Проблемы, с которыми столкнулась компания «Хелп Деск»

До начала работы с АУП-Консалтинг, «Хелп Деск» сталкивалась с рядом сложностей:

Несогласованность кадровых документов для удаленных сотрудников — трудности с оформлением и отправкой документов, таких как трудовые договоры, приложения и другие кадровые документы для сотрудников, находящихся за пределами офиса.
Сложности с отчетностью — из-за быстрого роста компании и недостаточной автоматизации часть документов оформлялась несвоевременно, что могло повлечь за собой нарушения трудового законодательства.
Усложненные процессы кадрового учета — недостаток унифицированных процессов для обработки кадровых операций (прием, увольнение, отпуск, больничные листы и т.д.) из-за гибкого рабочего графика и удаленного формата работы сотрудников.

Решение от АУП-Консалтинг

Этап 1. Анализ текущих процессов и разработка стратегии
На первом этапе эксперты АУП-Консалтинг провели полный аудит кадрового учета и оценили текущие процессы в компании «Хелп Деск». Были выявлены основные проблемы и составлен план по оптимизации документооборота, который учитывал специфику компании и работу с удаленными сотрудниками.

Этап 2. Внедрение систем электронного документооборота
Для упрощения работы с документами и ускорения процессов был внедрен электронный документооборот. Теперь все документы подписываются с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), что особенно актуально для удаленных сотрудников, которые могут подписывать документы и отправлять их на согласование из любой точки.

Этап 3. Автоматизация и оптимизация кадрового делопроизводства
Были разработаны стандартизированные процессы для всех основных операций кадрового учета: приема на работу, увольнения, оформления отпусков, учета больничных листов и других изменений. АУП-Консалтинг внедрил унифицированные шаблоны документов, автоматизированный учет отпуска, больничных листов и других перемещений сотрудников, что позволило сократить время обработки документов на 30%.

Этап 4. Сопровождение и контроль соблюдения законодательства
Специалисты АУП-Консалтинг взяли на себя контроль за соблюдением всех требований трудового законодательства и внесли актуальные изменения в кадровую документацию в соответствии с новыми нормами. Также был организован регулярный мониторинг кадровых операций для своевременного выявления и устранения возможных несоответствий.

Этап 5. Консультирование и обучение персонала
Для обеспечения эффективной работы с новыми процессами были проведены обучающие семинары для сотрудников «Хелп Деск». Специалисты АУП-Консалтинг обучили персонал работе с системой электронного документооборота и объяснили основные правила ведения кадровой документации, что минимизировало риски ошибок и повысило уровень компетенции сотрудников в вопросах кадрового учета.

Результаты внедрения

Сокращение времени на оформление кадровых операций на 40%
Благодаря внедрению унифицированных процессов и электронного документооборота, компания смогла значительно ускорить обработку кадровых документов и снизить нагрузку на HR-отдел.

Соответствие требованиям законодательства
АУП-Консалтинг обеспечил полное соответствие ведения кадрового учета трудовому законодательству, включая требования к работе с удаленными сотрудниками и защиту персональных данных.

Снижение рисков штрафов и проверок
Регулярный аудит и сопровождение кадровых операций со стороны АУП-Консалтинг позволили компании минимизировать риски нарушений и избежать возможных штрафов со стороны государственных органов.

Повышение удовлетворенности сотрудников
Автоматизация и упрощение процессов кадрового учета улучшили общение сотрудников с HR-отделом и повысили удовлетворенность за счет быстрого решения вопросов, связанных с кадровыми операциями.

Экономия ресурсов на ведение кадрового учета
Внедрение электронного документооборота и снижение потребности в бумажной документации позволило «Хелп Деск» значительно сократить расходы на кадровый учет.

Благодаря комплексному подходу АУП-Консалтинг, компания «Хелп Деск» смогла не только оптимизировать кадровый учет, но и повысить эффективность работы с документами и снизить риски правовых нарушений. Внедрение электронного документооборота и стандартизация процессов позволили компании сфокусироваться на стратегическом развитии, оставив кадровые вопросы в руках профессионалов.