Как выбрать кэдо
Внедрение электронного кадрового документооборота (ЭКДО): Как выбрать систему для вашего предприятия
Многие компании, особенно в условиях ускоренной цифровизации, задумываются о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Это позволяет не только сократить затраты на бумажные документы и повысить эффективность работы с кадрами, но и привести бизнес в соответствие с современными требованиями законодательства. Однако одним из главных вопросов для владельцев бизнеса и директоров становится выбор информационной системы для реализации ЭКДО. В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты, которые помогут вам принять правильное решение, а также дадим практические рекомендации по внедрению.
Почему переход на ЭКДО – это выгодно?
Прежде чем приступить к выбору системы, давайте напомним себе о том, почему внедрение ЭКДО — это стратегически правильный шаг:
- Снижение затрат: меньше расходов на бумагу, печать, архивирование, доставку и хранение документов.
- Ускорение процессов: автоматизация позволяет значительно сократить время на оформление, подписание и согласование документов.
- Юридическая защищенность: использование электронной подписи (УКЭП) придает юридическую значимость документам, и они могут быть использованы в суде.
- Легкость аудита и контроля: каждая операция с документом фиксируется в системе, что облегчает проведение проверок и аудитов.
На что обращать внимание при выборе системы ЭКДО?
1. Соответствие законодательству
Первый и самый важный аспект — это соответствие системы требованиям российского законодательства, включая ФЗ-152 «О персональных данных» и Трудовой кодекс РФ. Убедитесь, что выбранная система поддерживает квалифицированную электронную подпись (УКЭП), интегрирована с Федеральной налоговой службой (ФНС), и соответствует требованиям Минтруда (приказ № 578н).
Совет: Обращайте внимание на системы, которые официально зарегистрированы в Реестре российского программного обеспечения, например, 1С: Кабинет сотрудника, Контур.КЭДО, Sber Корус.
2. Интеграция с существующими решениями
Для большинства компаний важно, чтобы система ЭКДО интегрировалась с существующими учетными системами, такими как 1С: Зарплата и управление персоналом, 1С: Бухгалтерия, Битрикс24, и другими ERP-системами. Это сократит время на перенос данных и обеспечит плавный переход к электронному документообороту.
Совет: Если ваша компания уже работает с 1С, логичным шагом будет рассмотреть системы с полной интеграцией с этой платформой, такие как 1С: Кабинет сотрудника или EmplDocs.
3. Облачное или локальное решение
Выбор между облачным и локальным внедрением зависит от вашей IT-инфраструктуры и требований к безопасности. Облачные решения, такие как Контур.КЭДО или Saby КЭДО, позволяют быстро внедрить систему и минимизировать затраты на серверное оборудование и его обслуживание. Однако для компаний с высокими требованиями к защите данных может быть предпочтительнее локальное внедрение, которое предлагают такие системы, как 1С: Кабинет сотрудника и LDM.КЭДО.
Совет: Если у вас нет выделенной ИТ-команды для обслуживания серверов, рассмотрите облачные решения, которые обеспечивают удаленную поддержку и обновления.
4. Удобство использования и мобильность
Внедрение системы — это только первый шаг. Ваши сотрудники должны быстро освоить новую платформу. Обратите внимание на интерфейс и наличие мобильных приложений для работы с документами на смартфонах и планшетах. Такие решения, как Sber Корус и NoPaper КЭДО, предлагают мобильные версии, что делает их удобными для удаленных сотрудников и полевых работников.
Совет: Перед внедрением организуйте тестирование системы на небольшом пилотном проекте с участием разных сотрудников. Это поможет определить, насколько система интуитивно понятна.
5. Поддержка и сопровождение
После внедрения система требует регулярных обновлений и поддержки. Узнайте, какие условия технической поддержки предлагает поставщик. (Сервис КЭДО) Некоторые системы, например Контур.КЭДО и EmplDocs, предлагают круглосуточную поддержку и обучение сотрудников.
Совет: Выбирайте поставщика, который предоставляет не только техническую поддержку, но и возможность оперативного обновления системы в случае изменения законодательства.
6. Цена и лицензирование
Стоимость внедрения и эксплуатации ЭКДО варьируется в зависимости от системы. Как правило, системы предлагают гибкие тарифы в зависимости от количества сотрудников или документов. Например, стоимость использования 1С: Кабинет сотрудника начинается от 650 рублей за сотрудника в год, а NoPaper КЭДО предлагает решения по цене от 900 рублей за сотрудника в год.
Совет: Рассчитайте совокупную стоимость владения системой (TCO), включая расходы на обучение, поддержку и обновления.
Практические рекомендации:
- Начните с анализа существующих процессов: Определите, какие процессы и документы можно перевести в электронный формат, и какие системы будут необходимы для интеграции.
- Проведите тестирование системы: Протестируйте несколько решений перед финальным выбором. Убедитесь, что система удобна для сотрудников, а интеграция проходит без проблем.
- Заложите бюджет на обучение сотрудников: Даже самая удобная система требует обучения. Поставьте это в приоритет, чтобы избежать проблем на этапе внедрения.
- Проверьте безопасность данных: Убедитесь, что система отвечает требованиям по защите персональных данных, использует современные методы шифрования и ведет журнал изменений в документах.
Заключение
Выбор системы ЭКДО — это серьезный шаг, который может принести значительные выгоды вашей компании, если подойти к нему правильно. Оценивая системы по ключевым критериям — соответствие законодательству, интеграция, удобство использования и поддержка, — вы сможете сделать выбор, который максимально удовлетворит потребности вашего бизнеса.
Внедрение электронного документооборота — это не просто тренд, а необходимость для повышения эффективности и конкурентоспособности на рынке.