Счет-фактура формат 5.03
Инструкция по переходу на электронные счета-фактуры (СФ) и универсальные передаточные документы (УПД) в формате 5.03 с 1 апреля 2025 года
1. Глубокий правовой и практический разбор
1.1. Организации и ИП, попадающие под обязанность
С 1 апреля 2025 года все налогоплательщики (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны использовать только электронные счета-фактуры (СФ) и универсальные передаточные документы (УПД) в формате 5.03. Это правило распространяется на следующие категории налогоплательщиков:
Все организации (ООО, АО и другие), зарегистрированные в налоговых органах.
Индивидуальные предприниматели (ИП), которые применяют общую систему налогообложения или другие системы, где предполагается использование СФ и УПД.
Все, кто применяет систему ЭДО (Электронный документооборот) для взаимодействия с контрагентами.
1.2. Документооборот, подлежащий переходу
Переход на формат 5.03 касается всех счетов-фактур и универсальных передаточных документов, которые используются для:
Продажи товаров (работ, услуг).
Выписки документов, отражающих взаиморасчёты по сделкам (например, в случае использования УПД вместо счета-фактуры).
Оформления корректировок, возвратов и скидок, оформляемых через СФ или УПД.
1.3. Риски при несоблюдении нормы
Нарушение требований Налогового кодекса РФ (НК РФ) по использованию формата 5.03 ведёт к следующим последствиям:
Штрафы по ст. 120 НК РФ за использование документации в ненадлежащем формате (формат 5.01 будет признан нарушением).
Возможные штрафы за неуплату НДС при отсутствии надлежащей документации.
Риски для налоговых вычетов и невозможность предъявления налога к возврату, если СФ/УПД оформлены неверно.
1.4. Исключения
Бумажные счета-фактуры и УПД могут применяться только в следующих исключениях:
Продажа товаров (работ, услуг) физическим лицам или самозанятым (в случае, если налогоплательщик не использует ЭДО с такими контрагентами).
Экспорт в страны ЕАЭС, где требуется использование бумажных документов.
1.5. Действия до 01.04.2025
До 1 апреля 2025 года необходимо:
Провести настройку и тестирование программного обеспечения для работы с форматом 5.03.
Переподготовить персонал, ответственный за документооборот.
Убедиться, что все контрагенты и операторы ЭДО поддерживают новый формат 5.03.
2. Пошаговая инструкция для бухгалтера
2.1. Подготовка ЭДО
Шаг 1: Убедитесь, что ваш оператор ЭДО (1С, Контур, СБИС и пр.) обновил систему для работы с форматом 5.03.
Шаг 2: Проверьте, что все ваши контрагенты также настроили обмен документами в новом формате. Если не настроили, организуйте подготовку или смену оператора ЭДО.
2.2. Проверка формата обмена
Шаг 1: Убедитесь, что ваши счета-фактуры и УПД создаются в формате 5.03.
Шаг 2: Проверьте корректность генерации документов через тестовую отправку в ЭДО.
Шаг 3: Согласуйте формат с контрагентами для совместимости.
2.3. Контроль за соответствием программного обеспечения
Шаг 1: Обновите ПО для работы с форматом 5.03. Проверьте обновления в 1С, Контур, СБИС и других системах.
Шаг 2: Проведите тестирование корректности форматов на нескольких примерах документов.
2.4. Инструкция по переходу на формат 5.03
Шаг 1: Переход на формат 5.03 должен быть завершён до 1 апреля 2025 года. После этой даты использование старого формата (5.01) будет считаться нарушением.
Шаг 2: Пройдите внутреннее обучение сотрудников для работы с новым форматом и системой ЭДО.
2.5. Работа с прослеживаемыми товарами
Шаг 1: Проверьте корректность указания прослеживаемых товаров в электронных СФ/УПД, если это необходимо.
Шаг 2: Убедитесь, что информация по прослеживаемым товарам передаётся в правильном формате в документы.
3. Пошаговая инструкция для директора
3.1. Назначение ответственных
Шаг 1: Назначьте ответственного за переход на формат 5.03 (обычно это главный бухгалтер или IT-специалист).
Шаг 2: Утвердите перечень сотрудников, которые будут обучаться и отвечать за соблюдение новых норм.
3.2. Принятие приказа о переходе
Шаг 1: Примите внутренний приказ о переходе на формат 5.03 и сроках внедрения.
Шаг 2: Утвердите план работы и график внедрения изменений.
3.3. Подписание дополнительного соглашения с оператором ЭДО
Шаг 1: Проверьте условия соглашения с вашим оператором ЭДО, убедитесь, что он готов к работе с форматом 5.03.
Шаг 2: Если требуется, подпишите дополнительное соглашение для обновления условий работы.
3.4. Ответственность за нарушения
Шаг 1: Освежите знания о возможных штрафах и налоговых последствиях при несоответствии формата 5.03.
Шаг 2: Обеспечьте надлежащий контроль за исполнением норм Налогового кодекса для предотвращения санкций.
4. Важные даты и контрольные точки
До 01.04.2025: Завершить настройку системы и тестирование перехода на формат 5.03.
31.03.2025: Пройти окончательную проверку всех систем и контрагентов, чтобы убедиться, что все готово к переходу.
1 апреля 2025 года: Начать обязательное использование формата 5.03 для всех счетов-фактур и УПД.
5. Правовые ссылки и основания
Налоговый кодекс РФ (НК РФ), ст. 169 — обязательность электронных СФ и УПД в установленном формате.
Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — нормативное основание перехода на формат 5.03.
Письмо ФНС от 26.03.2025 № ЕА-4-26/3241@ — разъяснение о запрете использования формата 5.01.
Информация ФНС от 26.03.2025 — разъяснение применения бумажных СФ и УПД в исключительных случаях.
